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AtlanticGes CRM

AtlanticGes CRM es un ERP que se encuentra diseñado para poder gestionar las relaciones con los clientes. Con él se podrá desarrollar con eficacia y versatilidad la labor comercial de la empresa:

• Acciones comerciales realizadas en clientes.
• Gestión de las actividades de postventa con los clientes (solución de las incidencias producidas).
• Proyectos a desarrollar, las tareas que contienen los proyectos.
• Control de las visitas: utilización de la agenda para detallar las labores a realizar…
• Los empleados elaboran partes de trabajo en los que se incluyen las labores realizadas de manera diaria.
• Comunicaciones entre los usuarios del programa por medio de mensajería interna así como mediante el correo electrónico con los clientes.

Módulos

Preventa

En este módulo los comerciales disponen de todo lo necesario para desempeñar su labor. Con él se puede acceder a la ficha del cliente para así controlar cuáles han sido las acciones efectuadas en relación con él. Además se puede:

• Llevar un control total de las preventas, las acciones desarrolladas en relación a un cliente.
• Guardar información relevante acerca de la fecha de contacto, la prioridad de la operación comercial, el origen del contacto, los datos de quien ha realizado el contacto, el comercial…
• Mantener información actualizada sobre la situación de la operación comercial (importe previsto, datos de la venta…).
• Disponer del detalle de las acciones emprendidas por el comercial para materializar la venta.
• Que los comerciales puedan introducir en los artículos cuantas anotaciones consideren necesarias para facilitar las ventas (características,…).

En el formulario se va incluyendo toda la información referida a la preventa, en especial las acciones comerciales que se llevan a cabo. Se van registrando todas las actividades que los comerciales desarrollan en relación con el cliente (contacto, envío de documentación, visitas,…). De esta forma se posee información actualizada acerca de cuál es la situación de la operación comercial con el cliente.

Comunicación con otros usuarios y con clientes:

• Desde el propio formulario de la preventa se pueden enviar correos electrónicos a los clientes, los cuales quedarán guardados en la ficha de la preventa para permitir su consulta.
  En el correo electrónico se puede adjuntar cuanta documentación se considere necesaria (trípticos y folletos,…) para apoyar la venta. Para facilitar la labor comercial se pueden vincular los documentos correspondientes a cada artículo, de tal forma que al indicar en el formulario de la preventa uno en concreto su información sea adjuntada automáticamente al correo electrónico.
• Desde el formulario también se pueden enviar mensajes internos al resto de usuarios.
• Si la persona que da de alta la preventa no es el responsable comercial éste recibirá de forma automática un mensaje comunicándole la creación de la nueva preventa.

Capturas del Módulo Preventa

Postventa

Este menú permite controlar todas las incidencias que son comunicadas por los clientes así como la forma en que han sido solucionadas. Se encuentra indicado especialmente para aquellas empresas que dispongan de un servicio de soporte a clientes.

• En el momento de dar de alta la incidencia, se dispone del nombre del contacto y de su dirección de correo electrónico.
• Si se introduce el artículo al que se refiere, se dispone de datos acerca de la garantía, el final de la misma, el número de la factura y su fecha,…
• Existe la posibilidad de asociar documentos a la incidencia.
• Permite consultar de forma rápida el historial de incidencias del cliente así como acceder a cualquiera de ellas.
• Se puede acceder a información comercial presentando en pantalla las últimas ventas efectuadas al cliente y las preventas en curso.
• La clasificación de la incidencia según la prioridad (sin valorar, baja, media o alta), el tipo (problema, consulta,…) y situación (pendiente de solución, resuelta,…), facilitan el trabajo del departamento de soporte haciendo posible conocer en todo momento cuál es su estado exacto.
• Se dispone de una pestaña en la que se van introduciendo todas las actuaciones llevadas a cabo para resolver la incidencia anotada hasta el momento en que ésta es cerrada definitivamente. Esta información se anota de forma automática en el parte del empleado.
• Para que el responsable de postventa se encuentre puntualmente informado la aplicación le envía un mensaje interno cada vez que se guarda una incidencia sin cerrar.
• Desde el propio formulario se pueden enviar mensajes internos a otros usuarios. Además también se puede mantener un contacto con el cliente por medio del correo electrónico (utilizando la opción de enviar e-mail). Todos los correos enviados al cliente quedan guardados en el formulario de la incidencia permitiendo su consulta posterior.
• Si se asigna una incidencia a un técnico la aplicación da de alta una nota en su agenda personal.

El módulo se completa con una gran cantidad de consultas e informes, así como estadísticas con las que medir la efectividad del departamento de soporte.

Capturas del Módulo Postventa

Servicio técnico

Con este módulo de AtlanticGes CRM se registran todos los datos relacionados con el servicio de reparaciones de la empresa. Se consiguen dos objetivos:

• Planificar la labor del servicio técnico. Para facilitarlo existe una opción que permite precisamente establecer esa planificación (planning del técnico).
• Mantener un seguimiento completo de las reparaciones, desde el momento en el que el artículo es entregado por el cliente hasta que éste lo recoge.

Se incluyen los datos generales de la reparación:

• Información proporcionada por el cliente acerca de la avería.
• Informe técnico del encargado de realizar la reparación.
• Información adicional sobre la garantía del producto a reparar.
• Los materiales utilizados en la reparación..
• Registro de la mano de obra empleada (número de horas).
• Control de la fecha de entrega y de los participantes en la misma (técnico responsable y cliente).

Cabe la posibilidad de traspasar el parte de reparación a otros documentos (pedido, albarán, factura…).

El usuario también puede obtener en papel varios tipos de informes que le serán muy útiles: etiquetas, justificantes, órdenes y partes.

Además dispone de un conjunto de consultas variadas acerca de las reparaciones efectuadas:

• Entre fechas.
• Por cliente y por técnico.
• Por número de serie y en garantía.
• …

Se dispone de un submódulo para dar de alta los RMA y poder consultarlos.

Este submódulo se encuentra indicado en especial para las empresas mayoristas de componentes electrónicos. Por medio de él se controlan las devoluciones de piezas defectuosas que se encuentran en garantía realizadas por los clientes.

• Si se encuentra aún en el almacén.
• Si ya ha sido entregada al cliente.
• Si todavía permanece en poder del proveedor.

En relación a la devolución de piezas devueltas en garantía existen varias posibilidades:

• Que le sea devuelta al cliente la misma pieza, una vez reparada.
• Que se le entregue una pieza nueva, de la misma marca o una similar.
• Que se le entregue al cliente el importe monetario de la misma.

Capturas del Módulo Servicio Técnico

Avisos

Un módulo para controlar todos los avisos anotados en la empresa a lo largo del día, procedentes tanto de clientes como de proveedores.

Se puede controlar en todo momento el estado de los avisos por medio de las consultas disponibles:

• Avisos entre fechas.
• Por centro de trabajo, departamento, empleado, cliente y proveedor.
• Avisos sin resolver.
• Avisos sin comunicar.

Capturas del Módulo Avisos

Mensajería

El módulo de mensajería recoge dos tipos de comunicaciones:

• Mensajería interna. El envío de mensajes entre los usuarios del programa.
• Correo electrónico. La posibilidad de enviar e-mail.

Como características más relevantes se pueden citar:

• Tanto en el caso de la mensajería interna como del correo electrónico existen dos bandejas para recoger los enviados y los recibidos.
• Se pueden adjuntar archivos tanto a los mensajes internos como a los e-mail.
• Si el usuario tiene mensajes sin leer aparece una mensaje de advertencia en el momento en el que entra en la aplicación.

Capturas del Mensajería

Agenda Personal

Todos los empleados de la empresa dispondrán de una agenda personal. De un simple vistazo podrán saber en qué días han realizado algún tipo de anotación puesto que éstas se identifican mediante iconos. Adicionalmente dichos iconos muestran la naturaleza de la anotación: visita, llamada telefónica…

La agenda es totalmente personal y ningún usuario, a excepción de los responsables de personal y gerencia, puede acceder a las agendas de los demás empleados.

Capturas del Módulo Agenda Personal

Partes de Trabajo

En este módulo se incorporan las opciones relativas al control de las actividades realizadas por el personal a lo largo del día.

Tanto el departamento de recursos humanos como la gerencia disponen de una descripción resumida del trabajo realizado día a día por el personal de la empresa.

Para simplificar la labor de rellenar el parte diario se han automatizado muchas de las anotaciones que se hacen en él:

• Se actualiza automáticamente con las anotaciones realizadas en el historial de incidencias en el módulo de postventa. Cuando se van dando de alta las anotaciones con el detalle de cómo se va atendiendo la incidencia éstas se dna de alta también en el parte del trabajador.
• Los trabajos realizados contra una tarea también se dan de alta en el parte del empleado.

Capturas del Módulo Partes de Trabajo

Proyectos

La finalidad de este módulo es controlar los proyectos desarrollados en la empresa. En él se registrarán los datos relacionados con ellos, pudiendo analizar la información introducida mediante la batería de consultas.

• Se introducen los objetivos finales del proyecto y las fechas clave del mismo.
• Quién se responsabiliza del proyecto.
• Las fases de realización del proyecto en las que se incluyen las diferentes tareas y un resumen de su situación.

En el submódulo de Tareas éstas se van dando de alta, asignándolas a un proyecto concreto.

La aplicación avisa al empleado al entrar si hay alguna tarea que se le haya asignado.

Cuando el empleado cubre las labores realizadas en relación a una tarea esta información se da de alta en su parte.

Capturas del Módulo Proyectos